Membangun Internal Organisasi : Memotivasi

Motivasi merupakan salah satu bahan bakar utama yang dapat menggerakkan pengurus dalam organisasi. Organisasi yang dapat membuat para pengurusnya selalu dalam motivasi yang tinggi hampir bisa dipastikan akan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi. Dari titik ini kita bersepakat bahwa salah satu tugas para pemimpin di organisasi adalah untuk selalu memberikan motivasi pada para pengurusnya.

Daniel Pink, penulis best seller buku-buku tentang bisnis dan manajemen menyebutkan bahwa motivasi itu ada dua tipe, yaitu extrinsic motivation (motivasi ekstrinsik) dan intrinsic motivation (motivasi intrinsik). Motivasi ekstrinsik adalah motivasi yang berasal dari intervensi luar setiap diri pengurus seperti uang, pujian, hadiah, dan lain-lain. Sedangkan motivasi intrinsik adalah motivasi yang datang dari dalam diri sendiri. Studi membuktikan bahwa motivasi intrinsik akan memberikan dampak yang jauh lebih besar terhadap produktivitas kerja seseorang dibandingkan dengan motivasi ekstrinsik. Sebagai contoh sederhana, dua orang karyawan dengan gaji yang sama di sebuah perusahaan belum tentu memiliki produktivitas yang sama pula. Motivasi intrinsik dari kedua orang tersebut akan memberikan berpengaruh besar pada produktivitas kerja keduanya.

Menurut Dan Pink, ada tiga elemen yang membangun motivasi intrinsik pada diri seseorang, yaitu autonomy, mastery dan purpose. Apabila seorang pimpinan organisasi ingin membangkitkan motivasi intrinsik pada diri pengurusnya, yang perlu Ia lakukan adalah memberikan ketiga elemen ini pada stafnya. Autonomy (otonomi) berarti memberikan kewenangan, kepercayaan, kebebasan pada staf untuk melakukan sebuah pekerjaan. Pink menyebut ada empat aspek utama dalam autonomy, yaitu time (waktu), technique (tekhnik, cara), team (tim), dan task (tugas, pekerjaan).

Sebagai contoh, beberapa perusahaan yang mengharuskan punya nilai kreativitas tinggi untuk bersaing dengan kompetitornya membuat kebijakan untuk memberikan waktu bebas pada karyawan mereka untuk melakukan apapun yang dia mau di kantor pada jam tertentu yang berbeda dengan jam istirahat, asalkan target kerja bisa tercapai. Contoh lain misalnya, dalam sebuah proyek yang dijalankan oleh tim kecil di organisasi, pimpinan organisasi memberikan wewenang pada ketua tim kecil tersebut untuk bebas memilih siapa saja anggota tim mereka dan bagaimana cara tim ini bekerja. Pada situasi ini, berikan kepercayaan penuh pada staf dan pastikan mereka merasa bahwa dirinya dipercaya oleh Anda sebagai pimpinan organisasi untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Berhati-hatilah, memberikan kepercayaan dan membangun kepercayaan pada staf berbeda dengan melimpahkan tugas padanya. Ada pendekatan yang berbeda antara keduanya, yang juga akan menghasilkan penerimaan yang berbeda pada staf. Kita harus berlatih untuk peka terhadap hal ini.

Mastery dideskripsikan sebagai hasrat seseorang untuk bertumbuh dan menguasai suatu keahlian. Pink berpendapat bahwa manusia senang untuk selalu menjadi lebih baik tentang suatu hal, mereka akan menikmati kepuasan dari capaian pribadi dan perkembangan dirinya. Seorang pemimpin yang dapat membuat stafnya merasa selalu ter- improve dan menikmati perkembangan atas dirinya, berarti pemimpin itu telah berhasil membangun motivasi intrinsik yang kuat dalam diri stafnya. Sebaliknya, seorang pemimpin yang abai terhadap pengembangan diri para stafnya akan mendapati banyak pengurus yang kehilangan motivasi untuk bekerja dan bertahan di organisasi tersebut.

Poin pengembangan diri (mastery) ini dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti berdiskusi dengan para staf, mengadakan pelatihan, memberikan kebijakan yang dapat meningkatkan keahlian para staf secara menyenangkan, atau bahkan memberikan pekerjaan yang ‘challenging’ bagi mereka. Namun lagi-lagi harus berhati-hati, membangun hasrat seseorang untuk bertumbuh berbeda dengan mewajibkan staf melakukan sesuatu yang kita kira akan menambah kualitas serta skill mereka. Ya, mengajak staf utuk berdiskusi ringan dan kemudian menyampaikan ilmu pada mereka dan memintanya membaca sebuah buku dengan perkataan seperti “Nih, coba deh lu baca buku ini bab 2. Hal yang tadi kita omongin ada disitu dan lu bisa dapet lebih banyak hal yang keren disitu” akan menghasilkan dampak yang berbeda dibanding kita membuat tulisan di papan pengumuman “Semua staf wajib membaca buku A bab 2 selama 7 hari ke depan” walaupun keduanya sama-sama meminta staf untuk mebaca buku dan staf tersebut menyelesaikan bacaannya. Pemahaman mereka bisa saja sama-sama bertambah, namun motivasi intrinsik mereka belum tentu akan sama-sama terbangun. Perhatikan pendekatan yang kita gunakan dalam menyampaikan hal ini.

Terakhir yaitu purpose, bagi saya pribadi poin ini adalah poin terpenting untuk membangun intrinsic motivation bagi para pengurus. Purpose berarti membangun keresahan, menyampaikan alasan, menemukan tujuan, hingga semua staf akan bersepakat bahwa sesuatu ini memang harus dilakukan. Poin ini bisa juga kita sebut pemaknaan. Ya, seseorang secara tidak sadar akan lebih semangat untuk melakukan sesuatu ketika mereka mendapatkan makna dari apa yang mereka kerjakan. Kalau Simon Sinek mengatakan “starts with why”, mulailah dengan why. Pada bagian ini, seorang pemimpin wajib memastikan staf yang akan bekerja bersamanya itu mengetahui alasan dan tujuan pekerjaan itu dilakukan, dan pemaknaan itu muncul. Sejalan dengan poin autonomy di atas, yang harus kita lakukan adalah bersepakat dengan para staf pada purpose ini dan kemudian berikan wewenang pada staf untuk mengerjakan sisanya. Jangan selalu meminta staf mengerjakan sesuatu, tapi lebih dalam dari itu buatlah mereka menyepakati alasan keberadaan kita berada disitu dan mengapa pekerjaan ini harus kita lakukan. Apabila Anda berhasil membangun purpose yang kuat pada diri staf Anda di organisasi, memberikan kepercayaan padanya untuk melakukan sesuatu, dan menyediakan lingkungan yang kondusif bagi mereka untuk bertumbuh, maka bersiaplah melihat para staf yang akan siap berjuang bersama Anda dan memberikan kemampuan terbaik mereka untuk mencapai tujuan bersama di organisasi yang Anda pimpin.

oleh Ahmad Yanis Audi
Ketua Komisi Kaderisasi dan Kelembagaan
Puskomnas FSLDK Indonesia 2017-2019

Membangun Internal Organisasi Bagian 1: Insentif untuk Pengurus

Organisasi ada untuk menyelesaikan sebuah masalah, menjadi problem solver. Kehadirannya diharapkan mampu memberikan nilai tambah terhadap permasalahan atau kondisi yang menjadi latar belakang dibuatnya organisasi tersebut. Itulah sebabnya, visi organisasi pada umumnya akan sangat bersifat eksternal, dalam artian, target atau cita-citanya akan berorientasi pada hal di luar organisasi tersebut. Kondisi ini terkadang membuat kita terjebak pada obsesi ketercapaian ‘prestasi’ di luar dan melupakan untuk membangun organisasi itu sendiri.

Jebakan organisasi yang kadang terjadi misalnya memfokuskan semua energi pada pencapaian di luar organisasi, menganggap pengurus sebagai ‘alat’ untuk mencapai tujuan, dan rasa takut untuk menghebatkan bawahan. Ketika hal tersebut terjadi pada sebuah organisasi, maka tidak jarang berbagai masalah internal akan datang silih berganti. Permasalahan internal yang sering muncul misalnya kehadiran pengurus yang sedikit dalam setiap agenda organisasi, pengurus tidak bersemangat dan hilang di tengah jalan, sering terjadi miss komunikasi, ataupun pengurus melakukan pekerjaan dengan buruk (under performance). Akibatnya, organisasi terancam tidak berjalan optimal dan gagal mencapai targetnya. Yang lebih buruk, organisasi tersebut bisa bubar sebelum waktunya.

Hal mendasar yang harus dipastikan agar kesolidan organisasi terbangun adalah, sedari awal memiliki pemahaman dan keyakinan bahwa internal organisasi itu penting, bahkan kalau perlu masukkan ke dalam visi misi organisasi supaya perhatian para pimpinan terhadap poin ini juga maksimal. Untuk para pimpinan organisasi, sadarlah bahwa staf itu manusia, dan aset terbesar organisasi adalah pengurus-pengurusnya. Sekali lagi, sadarlah bahwa staf itu manusia, dan aset terbesar organisasi adalah pengurus-pengurusnya. Membangun staf berarti membangun organisasi itu sendiri. Menghebatkan staf berarti menghebatkan keseluruhan organisasi. Sebaliknya, abai terhadap staf berarti bersiaplah kehilangan aset terbesar organisasi Anda.

Staf itu manusia, maka perhatikanlah kebutuhan-kebutuhan kemanusiaannya supaya dia tetap terjaga dalam tim. Untuk membuat manusia mau bertahan dan mengerjakan pekerjaan-pekerjaan mereka di organisasi, bahkan mengeluarkan performa terbaik mereka maka pastikanlah bahwa mereka bisa mendapatkan insentif dari organisasi. Insentif  disini bentuknya bisa financial incentive atau nonfinancial incentive.

Financial incentive biasanya diberikan oleh organisasi profit/komersil seperti perusahaan dalam bentuk gaji atau pesangon. Gaji menjadi salah satu faktor terbesar yang membuat seorang karyawan bertahan di perusahaan dan bersedia menyelesaikan pekerjaan yang diberikan padanya. Adapun non-financial incentive bentuknya bermacam-macam, misalnya rasa nyaman, pertemanan, value, ilmu, keamanan, jaringan, kepuasan, perhatian, motivasi dan lainnya. Pada organisasi yang bersifat non profit/volunteering seperti organisasi kemahasiswaan di kampus maka insentif jenis inilah yang harus dipastikan bisa kita berikan pada seluruh fungsionaris organisasi.

Guru-guru organisasi Anda pasti pernah menyampaikan pesan seperti, berikanlah perhatian pada staf, tanyakan kabarnya, ucapkan selamat saat dia ulang tahun, berikan apresiasi atas keberhasilannya, berikan hadiah, kirimkan kalimat motivasi, buat agenda kekeluargaan seperti futsal bersama, gathering, dan pesan-pesan serupa lainnya. Itu semua pada hakikatnya hanyalah cara, substansinya adalah memberikan insentif non-finansial pada staf. Bentuk insentif ini sangat beragam. Bahkan, tidak memberikan perhatian bagi seorang staf bisa jadi merupakan insentif bagi dia, karena memang ada tipe orang yang tidak terlalu senang diberikan perhatian. Kembali pada prinsip awalnya, bahwa pengurus organisasi itu adalah manusia, dan pastikanlah kebutuhan kemanusiaannya terpenuhi.

Keunikan diri masing-masing pengurus organisasi menghasilkan beragam bentuk insentif yang sebisa mungkin harus kita penuhi sebagai pimpinan organisasi supaya dapat membuat para pengurus bertahan. Delapan tahun lalu, seorang kepala departemen dari organisasi yang saya pimpin pernah berpesan pada saya untuk sesekali menjadi orang yang ‘tidak berpola’. Ya, itu bahasa yang digunakannya untuk menggambarkan sebuah karakter yang agak cair, tidak kaku, tidak melulu mebicarakan perkara kerjaan ke staf, dan sebagainya. Kalau anak sekarang bilang, ngereceh. Dalam sebuah forum yang memang khusus membahas mengenai kondisi internal organisasi, kawan saya itu menyampaikan bahwa karakter pengurus saat itu banyak yang humoris, menginginkan ‘kebebasan’, sangat memperhatikan dan mengharapkan pertemanan, sehingga mari kita coba untuk membuat pendekatan yang lebih humanis dalam organisasi ini, dalam rangka membuat para pengurus nyaman untuk berada disana dan bebas untuk mengekspresikan dirinya.

Pada kesempatan lain, saya berada di sebuah organisasi yang sebagian besar pengurusnya adalah orang-orang baru dalam dunia keorganisasian. Kalau kita bicara skill, maka ada banyak pengurus yang justru masih belum terlalu matang kemampuannya dalam organisasi. Dalam situasi ini, maka salah satu insentif utama yang wajib diberikan oleh para pimpinan organisasi bagi pengurus-pengurusnya adalah kesempatan untuk belajar dan mengembangkan diri lewat organisasi tersebut. Salah satu kebijakan yang diambil saat itu adalah menjadikan 1 dari 4 kali rapat bidang di tiap bulannya dijadikan sebagai sarana untuk upgrading para staf. Departemen media misalnya, staf departemen ini ternyata punya spesialisasinya masing-masing. Ada staf media yang menguasai Corel Draw, ada yang menguasai Photoshop, ada yang seorang web developer. Atas kecerdasan kepala departemen kami saat itu, maka setiap satu bulan sekali dibuat kebijakan agar semua staf wajib membawa laptop saat rapat bidang, dan agenda rapat saat itu adalah belajar aplikasi desain atau web dari staf lain yang menguasai bidang tersebut. Contoh, pekan keempat bulan April agendanya adalah belajar Corel Draw dari staf yang menguasai aplikasi tersebut. Bulan berikutnya giliran staf yang menguasai Photoshop untuk memberikan ilmunya, dilanjutkan dengan belajar web development, dan seterusnya. Di departemen lain tidak berbeda jauh. Ada departemen yang setiap bulannya atau setiap dua bulan sekali membuat program pelatihan dari pendahulu di bidang tersebut. Bidang keumatan misalnya, mengadakan diskusi dengan senior yang memang punya spesialisasi dan track record baik di bidang keumatan.

Banyak contoh lain yang bisa dibahas, namun substansinya adalah mengetahui keunikan pengurus dan memenuhi kebutuhan mereka sebagai manusia dalam organisasi, So, salah satu jalan yang harus kita tempuh sebagai pimpinan organisasi adalah tentang memikirkan insentif apa yang harus kita berikan pada staf sehingga mereka dapat berkembang dan memberikan yang terbaik juga untuk organisasinya. Semoga dengan begitu organisasi yang kita pimpin dapat bertahan sampai akhir, produktif, dan tidak terjebak pada penyakit-penyakit internal yang menggerogoti keutuhan organisasi.

 

Ahmad Yanis Audi
Ketua Komisi Kaderisasi dan Kelembagaan Puskomnas FSLDK Indonesia 2017-2019